E-Rechnungspflicht für Vereine

Ab dem Jahr 2025 wird die Nutzung von E-Rechnungen im Business-to-Business-Bereich in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Das betrifft auch Vereine, wobei die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen stark von der Art ihrer Tätigkeiten und der steuerlichen Einordnung abhängt. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmeregelungen und Übergangsfristen, die Vereine beachten müssen.

 

 

 

Fristen:

• Bis 2026 können u. a. Vereine Rechnungen weiterhin per Post oder, wenn der Empfänger es akzeptiert, als PDF versenden.

• Ab 2027 gilt die E-Rechnungspflicht u. a. für Vereine mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro.

• Ab 2028 müssen u. a. alle Vereine Rechnungen an Unternehmen ausschließlich als E-Rechnungen versenden.

Vereine sollten sicherstellen, dass sie die technischen Voraussetzungen für das Empfangen und Erstellen von E-Rechnungen erfüllen. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung verwenden. ZUGFeRD ist besonders benutzerfreundlich, da es sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist, während XRechnung der Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern darstellt.

Wichtiger Hinweis: Bereits jetzt ist es verpflichtend, E-Rechnungen empfangen und lesen zu können. Eine kostenfreie Möglichkeit, E-Rechnungen zu visualisieren, steht im ELSTER-Portal unter https://www.elster.de/eportal/e-rechnung zur Verfügung.

Zusätzlich müssen alle E-Rechnungen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen, was auch eine revisionssichere Archivierung einschließt. Sie müssen lesbar, maschinenlesbar und unverändert bleiben. Außerdem muss sichergestellt werden, dass der Speicherort der E-Rechnungen sicher und in der EU oder in einem sicheren Drittland (z. B. Schweiz) liegt.

Vereine sollten frühzeitig die rechtlichen Vorgaben prüfen und gegebenenfalls externe Beratung in Anspruch nehmen, um die Umstellung rechtzeitig vorzunehmen und den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

Weiterbildungsangebot

Eine kostenfreie Online-Weiterbildungsveranstaltung bietet die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt am 6. Februar 2025 an.

Zur Anmeldung: E-Rechnungen – wissen, was richtig ist

 

Weitere Informationen:

Bundesfinanzministerium - Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025

XRechnung - XStandards Einkauf

E-Rechnung wird ab 01.01.2025 auch für gemeinnützige Vereine Pflicht

E-Rechnung im Verein – Was euer Verein beachten muss! 

 

28.01.2025/re